Un technicien doit consigner toutes les réparations et tous les problèmes informatiques. Cette documentation peut ensuite servir de référence pour des problèmes ultérieurs ou pour d'autres techniciens, qui n'ont peut-être pas rencontré le problème auparavant. Il peut s'agir de documents papier, mais les formulaires électroniques sont plus pratiques, car ils permettent de rechercher des problèmes précis.
Il est important qu'un technicien consigne tous les services et toutes les réparations. Ces documents doivent être centralisés et mis à la disposition de tous les autres techniciens. Cette documentation peut alors servir de référence pour des problèmes similaires rencontrés ultérieurement. Un service client de qualité fournit au client une description détaillée du problème et de la solution.
Outils de référence personnels
Les outils de référence personnels incluent les guides de dépannage, les manuels des fabricants, les guides de référence rapide et les journaux des réparations. En plus des factures, un technicien tient un journal des mises à niveau et des réparations. Ce journal inclut la description du problème, les éventuelles solutions tentées et les étapes suivies pour la réparation. Notez toute modification de la configuration effectuée sur l'équipement et les pièces de rechange utilisées pour la réparation. Cette documentation sera utile si vous êtes confronté à une situation similaire à l'avenir.
- Notes : prenez des notes dès que vous entamez le processus de dépannage et de réparation. Consultez ces notes pour éviter de répéter les étapes précédentes et pour déterminer les prochaines étapes à suivre.
- Journal : consignez les mises à niveau et les réparations effectuées. Incluez la description du problème, les éventuelles solutions qui ont été tentées et les étapes réalisées pour le résoudre. Notez toute modification de la configuration effectuée sur l'équipement et les pièces de rechange utilisées pour la réparation. Votre journal et vos notes peuvent être utiles si vous êtes confronté à une situation similaire à l'avenir.
- Historique des réparations : dressez une liste détaillée des problèmes et des réparations, incluant la date, les pièces de rechange et les coordonnées du client. Cet historique renseigne le technicien sur ce qui a déjà été fait sur un ordinateur par le passé.
Outils de référence sur Internet
Internet est une excellente source d'informations pour les problèmes matériels spécifiques et les solutions possibles :
- Moteurs de recherche sur Internet
- Forums de discussion
- FAQ du fabricant
- Guides d'utilisation des ordinateurs en ligne
- Forums et discussions en ligne
- Sites Web techniques
L'illustration présente un exemple de site Web technique.