Le type et la qualité du papier et de l'encre utilisés peuvent affecter la durée de vie de l'imprimante : de nombreux types de papier sont disponibles dans le commerce pour les imprimantes à jet d'encre et laser. Le fabricant de l'imprimante recommande parfois le type de papier à utiliser pour obtenir les meilleurs résultats. Certains types de papier, en particulier le papier photo, les transparents et le papier carbone, présentent un recto différent du verso. Veillez à respecter les instructions du fabricant pour charger correctement ces types de papier dans l'imprimante.
Les fabricants recommandent la marque et le type d'encre à utiliser. Si vous n'utilisez pas le type d'encre correct, l'imprimante risque de ne pas fonctionner ou de produire une qualité inférieure. Évitez de recharger les cartouches d'encre car des fuites d'encre peuvent survenir.
Lorsqu'une imprimante à jet d'encre n'imprime rien sur les pages, vérifiez les cartouches d'encre ; elles sont peut-être vides. Certaines imprimantes à jet d'encre refusent les nouveaux travaux d'impression si l'une des cartouches est vide. Les imprimantes laser ne cessent pas d'imprimer. Cependant, la qualité des impressions est de moins en moins bonne. La plupart des imprimantes à jet d'encre sont livrées avec un utilitaire permettant de consulter les niveaux d'encre dans les cartouches (voir ci-contre). Certaines imprimantes affichent des messages sur leur écran. Des voyants peuvent également indiquer aux utilisateurs que le niveau d'encre est bas.
Vous pouvez aussi regarder le compteur de pages à l'intérieur de l'imprimante ou dans le logiciel d'impression pour déterminer le nombre de pages imprimées. Ensuite, lisez les informations fournies sur les étiquettes des cartouches. En principe, le nombre de pages pouvant être imprimées est indiqué. Il est alors facile d'estimer combien de pages vous pouvez encore imprimer. Pour connaître votre consommation, réinitialisez le compteur chaque fois que vous remplacez une cartouche. En outre, certaines impressions utilisent plus d'encre que d'autres. Par exemple, une lettre consomme moins d'encre qu'une photo.
Vous pouvez paramétrer le logiciel d'impression pour imprimer des pages en qualité brouillon ou sélectionner le mode économique afin d'utiliser moins d'encre ou de toner. Ces paramètres affectent la qualité d'impression des imprimantes laser/à jet d'encre, ainsi que le temps nécessaire pour imprimer un document avec une imprimante à jet d'encre.
Une imprimante à impact fonctionne de la même manière qu'une machine à écrire : la tête d'impression vient frapper un ruban imbibé d'encre pour fixer l'encre sur le papier. Si l'imprimante à impact imprime des caractères de moins en moins visibles, cela signifie que le ruban est usé et doit être remplacé. Si ce problème concerne tous les caractères, la tête d'impression est bloquée ou cassée et doit être remplacée.